Afdeling for hjertesygdomme på Herlev & Gentofte Hospital

Casestudie

Introduktion

I denne case kan du læse om, hvordan vi har hjulpet Afdeling for hjertesygdomme på Herlev & Gentofte Hospital med at implementere samarbejds- og projektstyringsværktøjet monday.com.

Afdelingen er en af regionens største kliniske afdelinger med over 450 ansatte, ca. 10.000 årlige indlæggelser og ca. 70.000 årlige ambulante kontakter. Afdelingen har desuden 7 operationsrum med ca. 4.000 årlige procedurer samt en stor forskningsafdeling beliggende på to matrikler.

På grund af afdelingens størrelse og kompleksitet havde de brug for at få bedre styr på interne og eksterne projekter, skabe gennemsigtighed i beslutningsgange, håndtere dagsorden- og mødemateriale til diverse mødefora samt en platform til at monitorere fremdrift i eksempelvis årsaftalerne med hospitalets Direktion.

Dette projekt er i den indledende pilotfase, hvor der har væres fokus på at få de administrative medarbejdere og ledelses roller til at anvende platformen samt finde den rette struktur netop for deres afdeling. Målet er at gradvist introducere langt flere af afdelingens medarbejdere til monday.com over den kommende periode. Efterfølgende er henholdsvis Afdeling for Nyresygdomme og Afdeling for Medicinske sygdomme også overgået til enterprise-versionen af monday.com.

Problem & Løsning

Afdeling for hjertesygdomme på Herlev & Gentofte Hospital indgik en dialog med aety for at udvikle en løsning sammen:

De havde behov for et overordnet projektstyringsværktøj, der kunne anvendes i afdelingen og på sigt udvides til andre afdelinger. De lavede derfor en markedsanalyse, hvor de på baggrund af denne valgte monday.com som det rette værktøj for dem. Efter en periode blev aety introduceret som deres lokale partner, for at hjælpe med sparring og råd til anvendelse af værktøjet.

Det var afgørende for Afdeling for hjertesygdomme på Herlev & Gentofte Hospital, at værktøjet var brugervenligt for medarbejdere med forskellige tekniske færdigheder og intuitivt nok til at give hurtig og effektiv adgang uden unødig tidsforbrug. Dette skulle muliggøre tidsbesparelser og give overblik i arbejdsgangene.

Afdelingen skulle hovedsageligt bruge monday.com til den overordnede projektstyring samt opgavestyring i forbindelse med anvendelsen af deres sundhedsplatform, som de bruger til opgaver relateret til medicinadministration og patienthåndtering. Her sikrer monday.com en effektiv og velkoordineret indsats fra det sundhedsfaglige personale.

Medarbejderne fra afdelingen gik selv i gang med at anvende monday.com, men der er en plan om at få sparring med aety for at optimere brugen af monday.com i specifikke arbejdsprocesser.

Photo by Claus Sall (www.claussall.com) 2021

Efter implementeringen har Afdeling for hjertesygdomme på Herlev & Gentofte Hospital opnået bedre overblik over medarbejdernes opgaver. Monday.com giver historisk indsigt i arbejdsprocesser, og værktøjet har allerede nu skabt transparens, overblik og simpel, effektiv adgang til information. Den positive feedback bekræfter, at monday.com skaber en effektiv forbindelse mellem kolleger og automatiserer opdateringer.

Undervejs i processen fik aety i samarbejde med arbejdsgruppen løbende identificeret problemer som hurtigt kunne løses i fælleskab, da alle deltagere i arbejdsgruppen havde beslutningsmandat. Det havde de fordele, at konfigurationsprocessen blev kortere, da arbejdsgruppen af beslutningstagere var indforstået med de løbende ændringer og ikke havde indveninger senere hen i processen.

Efter konfigurationen af de 3 systemer og den efterfølgende implementering, afholdte aety flere undervisningsgange for en bredere gruppe af medarbejdere for at oplære dem i, hvordan de skulle arbejde i systemerne. Siden implementeringen af JSM, Jira Software og Confluence har aety haft opfølgende supportopgaver, som er henvendt til den første konfiguration af systemerne, samt nye ønsker som kunden efterfølgende har fået.

Resultat

Efter samarbejdet med aety har Afdeling for hjertesygdomme på Herlev & Gentofte Hospital opnået følgende 3 hovedresultater:

  • Med monday.com har Afdeling for hjertesygdomme på Herlev & Gentofte Hospital fået en mere effektiv projektstyring.

  • Afdelingen har opnået bedre overblik over opgaver med monday.com, hvilket øger gennemsigtigheden og adgangen til opdaterede data.

  • monday.com fremmer struktureret kommunikation, forbinder medarbejderne og teams, samt sikrer centraliserede opdateringer for en mere sammenhængende informationsstrøm.