Enterprise Content Management (eller ECM blandt venner) – navnet alene kan få mange til at indstille øjnene på uendeligt og forbande den dag de startede i IT-branchen. For hvad dækker begrebet over? Noget tåget som har at gøre med dokumenter i virksomheden? Fildrev, mappestrukturer og arkivering. Alt sammen støvet og kedsommeligt.
Dette er dog forkert af mindst 2 grunde, som jeg vender tilbage til. Men først og fremmest: Hvad er ECM egentligt?
Det er altså ikke forkert at ECM har med dokumenter at gøre, men begrebet dækker bredere end som så. ECM er de processer der relaterer sig til livscyklus for virksomhedens viden.
Content (eller indhold) er virksomhedens viden, hvad enten den ligger i dokumenter, mail, post eller andet. Altså den viden som vi ikke umiddelbart kan presse ned i en databasetabel, i hvert tilfælde ikke uden en del massage.
Management (håndtering): ECM-begrebet dækker også over hvordan indholdet fødes og dør, og hvordan man behandler det undervejs, herunder får værdi ud af det. Altså processerne omkring håndtering af viden. I Danmark har vi haft ESDH-standarder i mange år, og fordele og ulemper ved denne standard kan man fylde mange blogindlæg med.
En ECM-løsning tilbyder typisk de følgende funktionaliteter:
- Søgbarhed
- Sikkerhed
- Versionering
- Mulighed for journalisering og håndtering af lovkrav i forbindelse hermed
- Snitflader til integrationer
- Transformation af filer (bla. til preview eller web-publishing)
- Klassifikation
- Auditlogging
- Muligheder for samarbejde
Med det på plads: Hvad er det så præcist der gør ECM interessant, både for virksomhederne, og som udfordring til leverandører?
For det første er der de senere år sket en forskydning i hvad man kan stille op med ustruktureret indhold:
- Søgemaskineteknologi er kommet indenfor rækkevidde
- Entity extraction kan finde fællesnævnere blandt dokumenterne og bruges til at give kontekst og sammenhæng
- Autotagging og -klassifikation er modnet (bl.a. ved hjælp af maskinlæring), og hjælper med at forskellige faggrupper kan se og organisere information på den måde der giver mening for dem
For det andet er der en stigende bevidsthed om at mange opgaver kan (og bør) løses maskinelt.
- Beslutningsstøtte. Hvordan undgår man at skulle søge manuelt blandt fildrev, journalsystem og intranet så den information man skal bruge er tilgængelig, når kunden eller borgeren henvender sig?
- Hvordan kan man undgå at medarbejdere skal logge ind i mange systemer for at udføre sin opgave?
- Og hvordan kan man lære af IT-anvendelsen i virksomheden?
Kort fortalt skal vi begynde at behandle dokumenter som data, og få systemerne til at overtage de opgaver som lige så godt kan varetages af dem. På den måde kan vi trække nyttig viden ud af indhold som indtil nu har været utilgængeligt, og samtidig spare kræfter på manuelle og tidskrævende processer.
aety kan hjælpe med at definere dit ECM-projekt, så du fokuserer på de mest værdiskabende aktiviteter. Handler det om at udnytte din eksisterende platform bedre, kan vi hjælpe med det, og hvis du leder efter en ECM-platform, er vi Alfresco-partnere. Alfresco er en moderne, åben platform som er et rigtig godt afsæt for succesfuld implementation af din ECM-strategi. Det kan vi gøre, fordi vi er et sjak, som dækker bredt.
