Hvis I er 50+ ansatte, er din virksomhed forpligtet til at etablere en whistleblowerordning senest den 17. december 2023. Her kan du læse mere om, hvad din virksomhed skal være opmærksom på for at leve op til whistleblower kravene.

Hvad er en whistleblowerordning?

Formålet med at etablere en whistleblowerordning internt i virksomheden er at beskytte whistleblowere, så de fortroligt kan indberette om lovovertrædelser i virksomheden. Med ordningen får virksomhedens ledelse en ekstra mulighed for at få ulovligheder som seksuelle krænkelser, kriminel adfærd og magtmisbrug frem i lyset, så de kan få gjort noget ved overtrædelserne. Da sagerne kan være følsomme og af eksplosiv karakter, er det vigtigt, at de håndteres korrekt.

Om whistleblower reglerne

I 2019 vedtog EU regler om whistleblowere, som blev indført i dansk ret i 2021. Whistleblower reglerne har til opgave at sikre, at det er nemt og sikkert at indberette lovovertrædelser, at der bliver fulgt op på disse inberetninger, samt at whistleblowerne er beskyttet mod eventuelle repressalier. Reglerne fastsætter en række minimumskrav til indberetningskanaler samt beskyttelse af whistleblowere.

Hvis I er 50-249 ansatte, skal I have oprettet en whistleblowerordning senest den 17. december 2023. Hvis I er 250 ansatte eller mere, har I allerede pligt til en whistleblowerordning.

Krav til whistleblowerordningen

En whistleblowerordning skal indeholde de følgende 3 punkter:

1) En indberetningskanal (intern eller ekstern)
2) En procedure for håndtering af indberetninger
3) En whistleblowerpolitik

Nedenfor går vi i dybden med de 3 punkter. Du får også et indblik i, hvordan du skal forholde dig, hvis du allerede har en whistleblowerordning.

Din indberetningskanal

Først og fremmest skal din virksomheds whistleblowerordning bestå af en sikker indberetningskanal, som overholder GDPR-reglerne og andre krav til sikkerhed. Det er din virksomheds ansvar at etablere og vedligeholde indberetningskanalen. Det er op til dig, hvorvidt inberetningskanalen skal:

1) Håndteres internt i virksomheden
2) Bestå af et eksternt IT-håndteringssystem, hvor I som virksomhed håndterer sagerne og dialogen med whistlebloweren
3) Sagen håndteres af en ekstern partner (advokat, revisor eller lignende)

Der er følgende krav til indberetningskanalen

• Alle ansatte skal kunne indberrette mundtligt, skriftligt eller begge dele, gennem indberetningskanalen
• Øvriger personer, der er i forbindelse med din virksomhed, kan også få mulighed for at benytte indberetningskanalen
• De ansvarlige for indberetningskanalen skal være upartiske og kompetente

Din indberetningsprocedure

Indberetningsproceduren er ligeledes underlagt en række krav. Disse omhandler, hvordan de indberettede oplysninger håndteres fortoligt og rettidigt. Kravene sikrer, at whistleblowere beskyttes mod repressalier.

Krav til proceduren

• Indberetningskanalen skal udformes således, at whistlebloweren og de øvrige personer nævnt i beretningen holdes fortrolige
• Der skal udpeges en ansvarlig til at kommunikere med whistlebloweren og følge op på sagerne.
• Whistlebloweren skal modtage en bekræftelse på indberetningen inden for 7 dage og en tilbagemelding om sagens udfald (inklusiv begrundelse) inden for 3 måneder.
• Der skal være klare og let tilgængelige oplysninger om, hvordan whistleblowere kan indberette oplysninger til eksterne whistleblowerordninger.

Krav til whistleblowerbeskyttelse

• Whistleblowere, som benytter inberetningskanalen, har krav på beskyttelse – deres identitet må ikke videregives til uvedkommende.
• Oplysningerne i indberetningen må kun videregives som led i opfølgning på sagen og behandlingen af personoplysningerne skal følge GDPR-reglerne.
• Indberetninger må kun opbevares så længe, det er nødvendigt.
• Trusler og forsøg på repressalier mod whistleblowere, eller øvrige personer tilknyttet til sagen, er forbudt.

Hvis du allerede har en whistleblower indberetningskanal

Selvom din virksomhed allerede har en etableret en whistleblower indberetningskanal, anbefaler vi, at I laver et eftertjek af kanalen for at bekræfte, at den imødekommer ovenstående krav.

Er din virksomhed omfattet af de nye regler, og skal I have etableret en whistleblowerordning, så kan I tage kontakt til os på tlf: +45 70 70 72 71 eller på mail: info@aety.io. Med Jira Service Management kan vi understøtte jeres kommende whistleblowerordning.