Case: Monday.com
Afdeling for hjertesygdomme på Herlev & Gentofte Hospital
Afdelingens størrelse og kompleksitet skabte behov for et fælles og brugervenligt værktøj til projektstyring, opfølgning og gennemsigtighed i beslutningsprocesser
SERVICES
- Monday.com
Introduktion
Afdeling for Hjertesygdomme på Herlev & Gentofte Hospital er en af regionens største kliniske afdelinger med over 450 ansatte, omkring 10.000 årlige indlæggelser og cirka 70.000 ambulante kontakter. Afdelingen råder desuden over syv operationsrum med omkring 4.000 årlige procedurer samt en omfattende forskningsaktivitet fordelt på to matrikler.
Afdelingens størrelse, mange samarbejdsflader og høje aktivitetsniveau stillede øgede krav til struktur, overblik og fælles værktøjer. Der var derfor et ønske om at styrke håndteringen af interne og eksterne projekter, skabe større gennemsigtighed i beslutningsgange og sikre bedre opfølgning på blandt andet årsaftaler med hospitalets direktion.
Som led i dette blev monday.com introduceret som et samarbejds- og projektstyringsværktøj i en indledende pilotfase.
Udviklingsområder
Afdelingen identificerede en række behov:
- Èt fælles projektstyringsværktøj, der kunne anvendes på tværs af roller og funktioner
- Få bedre overblik og styring af både interne og eksterne projekter
- Skabe større gennemsigtighed i beslutningsgange
- Samle og strukturere dagsorden- og mødemateriale til afdelingens mødefora
- Etablere en fælles platform til at monitorere fremdrift i blandt andet årsaftaler med hospitalets direktion
Implementering
Afdelingen gennemførte en markedsafdækning og valgte monday.com som platform for projekt- og opgavestyring. Efterfølgende blev Aety tilknyttet som lokal partner med fokus på sparring og rådgivning om anvendelse og struktur.
Monday.com anvendes primært til overordnet projektstyring samt opgavestyring i forbindelse med arbejdet med afdelingens sundhedsplatform, herunder opgaver relateret til medicinadministration og patienthåndtering. Platformen understøtter en koordineret indsats på tværs af faggrupper og giver et fælles overblik over igangværende aktiviteter.
Implementeringen er fortsat i pilotfase med fokus på administrative medarbejdere og ledelsesroller. Målet er gradvist at udbrede anvendelsen til en større del af afdelingens medarbejdere. Erfaringerne har samtidig medført, at både Afdeling for Nyresygdomme og Afdeling for Medicinske Sygdomme efterfølgende er overgået til enterprise-versionen af monday.com.
Fremgangsmåde
Afdelingen gik selv i gang med at anvende monday.com for at opbygge erfaring og finde den rette struktur, der passede til deres arbejdsgange. Parallelt er der lagt en plan for løbende sparring med Aety med henblik på at optimere brugen af monday.com i udvalgte arbejdsprocesser.
Tilgangen har givet afdelingen mulighed for at afprøve løsningen i praksis, justere opsætningen undervejs og sikre, at platformen understøtter både ledelsesmæssige og administrative behov.
Resultater
Allerede i pilotfasen har afdelingen opnået flere konkrete forbedringer:
- Mere effektiv projektstyring
- Bedre overblik over opgaver med monday.com, hvilket øger gennemsigtigheden og adgangen til opdaterede data
- Struktureret kommunikation, forbinder medarbejderne og teams, samt sikrer centraliserede opdateringer for en mere sammenhængende informationsstrøm