Styrket samarbejde og effektiv projektstyring i en kompleks IT-styrelse
Fra videnssiloer til effektivt samarbejde og fuldt overblik på tværs af organisationen
Resultater
- Øget overblik over opgaver, ansvar og fremdrift
- Reduceret manuelt arbejde gennem automatisering
- Styrket videndeling via ét samlet informationsgrundlag
- Bedre samarbejde internt og med eksterne parter
- Stabil og sikker drift af centrale værktøjer
Udviklingsområder
Styrelsen identificerede en række centrale områder med behov for forbedring:
- Vidensdeling: Viden var spredt på tværs af mails, excelfiler og dokumenter, hvilket skabte siloer og begrænset gennemsigtighed.
- Samarbejde og overblik: Manglende værktøjer til effektiv opgavestyring og dokumentation gjorde det svært at skabe fælles retning.
- Understøttelse af IT- og projektstyring: Behov for at understøtte en mere struktureret projektmodel og arbejdsproces.
- Drift: Ønske om at reducere interne ressourcer brugt på drift og i stedet fokusere på kerneopgaver
Implementering
For at imødekomme styrelsens behov for bedre samarbejde og videndeling, præsenterede Aety en samarbejdsplatform baseret på Jira Software, Confluence og udvalgte apps fra økosystemet.
Flere metoder blev anvendt for at sikre, at platformen understøttede både daglige arbejdsgange og større projekter. Platformen gjorde det muligt at bryde videnssiloer, skabe transparens på tværs af teams og samarbejde med eksterne leverandører i ét system. Samtidig blev workflows og projektopsætning skræddersyet til styrelsens eksisterende projektmodel, hvilket optimerede arbejdsgangene og understøttede effektiv projektstyring.
Aety Services
Licensadministration: Rådgivning, sparring og håndtering af kommunikation med Atlassian
Træning: Uddannelse af medarbejdere, superbrugere og administratorer
Rådgivning: Afholdelse af workshops og konfigurering af løsninger
Implementering: Opsætning af platform, projekter og workflows
Outsourcing af operations: Faste ressourcer tilknyttet Aety, så organisationen kunne fokusere på kerneopgaver
Fremgangsmåde
Implementeringen blev igangsat og tilpasset styrelsens ønsker og behov, som resulterede i følgende fremgangsmåde:
01
Stærk forankring i driften
Aety deltog aktivt i DevOps-kontoret, hvor konsulenter sikrede stabil og sikker drift af platformen. Dette inkluderede blandt andet oprettelse af licenser til 4.000 brugere og løbende driftsovervågning for at sikre kontinuitet.
02
Rådgivning og træning i processen
Ud over drift rådgav Aety om valg og anvendelse af apps i økosystemet samt trænet medarbejdere i at håndtere kommunikationen med Jira- og Confluence-leverandører. Superbrugere og administratorer blev uddannet, så de kunne arbejde effektivt og tage ansvar for platformen internt.
03
Workshops og løbende support
Derudover afholdt Aety workshops for at hjælpe medarbejderne med at konfigurere løsninger og sikre, at driften kørte optimalt. Aety påtog sig en løbende supportrolle, og faste ressourcer blev tilknyttet, hvilket frigav styrelsens medarbejdere til at fokusere på deres kerneopgaver.
Kontakt os her
Har du spørgsmål til løsningen, eller vil du høre om hvordan aety kan hjælpe jer med at sparre tid, energi og ressourcer i jeres arbejdsgange?
Så er vi altid klar til en snak. Ræk ud her: