Case: Atlassian
Et ønske om mere sammenhæng og fælles struktur i projektstyringen førte til etablering af ét samlet værktøj på tværs af teams
SERVICES
- Jira Software (JSW) i Cloud
- Email this Issue
Introduktion
TIMEmSYSTEM er en del af Visma og udvikler produkter, komponenter og rådgivning inden for digitalisering af overenskomster og arbejdstidsregler. Virksomheden leverer løsninger til både offentlige, halvoffentlige og private organisationer samt uddannelsesinstitutioner i hele landet.
For at understøtte samarbejde og bedre kontrol over nye projekter på tværs af teams ønskede TIMEmSYSTEM at styrke deres projektstyring og samle arbejdet i ét fælles system.
Udviklingsområder
TIMEmSYSTEM identificerede følgende behov i deres eksisterende setup:
- Bedre styring af nye projekter med fokus på afhængigheder og opgaveallokering
- Lettere overdragelse af opgaver mellem teams som udvikling, support og konsulenter
- Et samlet værktøj til håndtering af change requests på eksisterende projekter
Implementering
Som løsning implementerede Aety Jira Software i Cloud som fælles projektstyringsværktøj for alle teams i TIMEmSYSTEM.
Tidligere blev projekter håndteret i Excel, men med Jira Software blev der etableret projektskabeloner, der automatisk kunne konverteres til aktive projekter. Skabelonerne blev opbygget med udgangspunkt i de eksisterende Excel-ark og implementeret via Issue Template-appen. Det gjorde det muligt for medarbejdere – også uden daglig Jira-erfaring – selv at vedligeholde og anvende templates.
Samtidig blev både udviklingsopgaver og projekter samlet i Jira, hvilket gav et fælles overblik og bedre sammenhæng i arbejdet. Fremadrettet planlægger TIMEmSYSTEM også at anvende Advanced Roadmaps til yderligere at styrke overblik og koordinering på tværs af projekter.
Under implementeringen opstod der desuden et behov for at effektivisere konsulenternes tidsregistrering. Her blev der etableret en løsning baseret på appen Email This Issue, som gjorde det muligt at registrere kundetimer direkte via e-mail. Tidsdata blev herefter automatisk oprettet i Jira, hvilket erstattede manuelle Excel-registreringer og samlede al data ét sted.
Fremgangsmåde
Projektet tog udgangspunkt i processerne frem for systemet. Sammen med TIMEmSYSTEM blev eksisterende arbejdsgange gennemgået, diskuteret og visualiseret, hvorefter de gradvist blev omsat til Jira-konfiguration.
Der blev afholdt ugentlige møder i implementeringsfasen, og efter et par måneder var løsningen klar til brug. Herefter kunne medarbejderne tage systemet i anvendelse i hverdagen, mens Aety fortsat fungerer som sparringspartner ved justeringer og videreudvikling af processerne.
Resultater
- Bedre overblik over nye projekter og ændringer i eksisterende projekter
- Mindre tid brugt på manuel koordinering i regneark
- Samlet projekt- og opgavestyring i ét system på tværs af teams
- Mere struktureret håndtering af change requests
- En mere effektiv tidsregistrering, hvor konsulenttimer registreres ensartet og automatisk
- Bedre datagrundlag for regnskab og opfølgning