Hos aety er vores mission at frigøre potentialet for vidensdeling i organisationer ved at levere, udvikle og understøtte digitale løsninger, der forbedrer samarbejdet. Med Comala Document Management kan vi hjælpe jer med at optimere jeres dokumentstyring direkte i Confluence. Lad os tage jer med på en rejse gennem fordelene ved denne integration og vise, hvordan den kan optimerer jeres organisations arbejdsprocesser.

Overgå fra traditionel dokumentstyring

Mange organisationer kæmper med traditionelle ESDH-systemer, som ofte er besværlige og ufleksible. Forestil jer en verden, hvor jeres dokumentstyring er lige så intuitiv og fleksibel som resten af jeres Confluence-platform. Comala Document Management gør dette til virkelighed.

Fordele ved at vælge Confluence med Comala Document Management

Confluence, udviklet af Atlassian, er en platform designet til samarbejde, dokumentation og vidensdeling. Når I integrerer Comala Document Management i Confluence, åbner I op for en række fordele, der løfter jeres organisations evne til at samarbejde og dele viden:

Organisering

Med Confluence kan I oprette spaces og pages tilpasset projekter, teams eller forretningsområder, hvilket gør det nemt at finde og navigere i dokumenter.

Datastrukturering

Udnyt Confluences hierarkiske sidetræer, tabeller og rich text-redigering for at præsentere information logisk og forståeligt.

Samtidig redigering

Flere brugere kan redigere en side samtidigt og se hinandens ændringer live, hvilket letter samarbejdet.

Integrationer og tilpasninger

Forbind Confluence med værktøjer som Jira, Trello, Google Drive og Microsoft Teams, og tilpas platformen med brugerdefinerede makroer og skabeloner.

Nøglefunktioner ved Comala Document Management

Comala Document Management tilføjer essentielle dokumentstyringsfunktioner til Confluence, såsom:

• Document History: Følg dokumenternes arbejdsproces og se, hvem der har godkendt indholdet.
• Godkendelsesflows: Understøt workflows som oprettelse, redigering, review og arkivering for struktureret dokumenthåndtering.
• Udløbsdatoer: Bliv notificeret om dokumentrevisioner via indstillede udløbsdatoer.
• Skabeloner: Opret og brug tilpassede workflows som skabeloner for pages og spaces.

Fordele ved Comala Document Management

Forestil jer en arbejdsdag, hvor I nemt kan håndtere dokumentstyring uden at skulle skifte mellem forskellige værktøjer. Med Comala Document Management direkte i Confluence bliver dette jeres nye virkelighed. Denne integration giver en intuitiv og sammenhængende oplevelse, der øger produktiviteten og reducerer indlæringskurven.

Effektiv Dokumentstyring hos Offentlig Myndighed

Lad os tage et kig på, hvordan aety har hjulpet en større dansk offentlig myndighed med at opnå øget sporbarhed, rapportering og journalisering. Myndigheden brugte allerede Confluence og havde behov for dokumentstyring med tilpassede workflows og versionering. Efter en grundig analyse af deres arbejdsgange skabte vi seks tilpassede workflows, der opfyldte deres specifikke krav til dokumentations- og kvalitetsplaner.

Disse workflows inkluderede:

1. Draft-stadie:
   • Dokumentet oprettes og gennemgår indledende redigeringer og tilføjelser. Dette stadie tillader fri redigering, hvor forfattere og bidragsydere kan arbejde på indholdet uden begrænsninger.
   • Formålet var at give teammedlemmer mulighed for at udvikle og revidere dokumentet, indtil det når et niveau, hvor det er klar til at blive gennemgået af andre.
   • Stadiet indeholdte aktiviteter som tilføjelse og redigering af tekst og billeder, intern kommunikation og samarbejde om indhold samt back-up af flere versioner for at spore ændringer over tid.

2. Peer review-stadie:
   • Dokumentet sendes til kolleger for gennemgang og feedback. Dette stadie fungerer som en kvalitetssikringsfase, hvor dokumentet evalueres af personer, der ikke har været involveret i den oprindelige udarbejdelse.
   • Formålet var at identificere fejl, forbedre klarhed og sikre, at dokumentet opfylder organisationens standarder og krav.
   • Stadiet indeholdte aktiviteter som eksempelvis, at kommenterer og foreslår ændringer, forfattere adresserer feedback og foretager nødvendige justeringer, dokumentet opdateres baseret på peer review-feedback.

3. Godkendelses-stadie:
   • Dokumentet gennemgås og godkendes af enhedschefen eller en anden autoriseret person. Dette stadie er afgørende for at sikre, at dokumentet er i overensstemmelse med organisatoriske politikker og krav.
   • Formålet var at give en sidste vurdering og officiel godkendelse, hvilket gør dokumentet klar til offentliggørelse eller intern brug.
   • Stadiet indeholdte aktiviteter som eksempelvis enhedschefen der læser og vurderer dokumentet, eventuelle sidste ændringer foretages, dokumentet godkendes officielt og kan derefter flyttes til det endelige stadie.

4. Endelige stadie:
   • Dokumentet betragtes nu som færdigt og gældende. Det er tilgængeligt for de relevante parter og bruges som den officielle reference.
   • Formålet var at sikre, at organisationen har adgang til den mest opdaterede og godkendte version af dokumentet.
   • Stadiet indeholdte aktiviteter som eksempelvis at dokumentet publiceres og distribueres til relevante interessenter, eventuelle fremtidige opdateringer vil føre dokumentet tilbage til draft-stadiet for at gennemgå hele processen igen, opdateringsmeddelelser sendes til brugerne for at sikre, at alle arbejder med den nyeste version.

Disse skræddersyede workflows sikrede, at den offentlige myndighed kunne håndtere deres dokumenter effektivt og overholde deres specifikke behov og krav til sporbarhed, kvalitet og godkendelsesprocesser.