Hvis I overvejer at introducere Confluence i jeres organisation, skal I først beslutte, om det skal hostes i Atlassian Cloud eller hos jer selv gennem Data Center. Dette valg påvirker både prismodellen og funktionaliteten i Confluence. Læs videre for at få et indblik i de vigtigste forskelle.
Denne artikel er en del af en serie, så vi fokuserer kun på funktionsforskellene mellem Confluence Cloud og Confluence Data Center.
Hvis I vil vide mere om forskellene i de to hostingmuligheder og prismodeller, kan I læse vores tidligere artikel om forskellene i Jira Service Management, som dækker disse emner
Confluence Cloud
Ligesom med Atlassians andre produkter, får Confluence løbende mange opdateringer og nye funktionaliteter. Hovedformålet med Confluence er det samme, uanset om du bruger det i Cloud eller via eget Data Center, men der er nogle funktioner, der er lidt anderledes, og nogle er kun tilgængelige i Confluence Cloud.
Templates til alle
Confluence har altid haft nogle standard skabeloner og muligheden for at lave sine egne. I Confluence Cloud er antallet af skabeloner vokset, og der findes nu skabeloner til alle afdelinger i organisationen. Tidligere var skabelonerne mest fokuseret på IT-afdelingen, men nu er de for hele organisationen.
I Confluence Cloud er det også meget lettere at bruge skabeloner. I Data Center vælger man en skabelon uden at kunne se, hvordan den ser ud, og opretter siden. Hvis man vælger den forkerte skabelon, skal man oprette en ny side med en anden skabelon. I Cloud opretter man en blank side, og alle skabeloner er tilgængelige i en sidebar til højre. Man kan se, hvordan skabelonen ser ud ved at holde musen over den. Hvis man vælger den forkerte, kan man bare slette indholdet og vælge en ny skabelon.
Det er meget nemt og praktisk.
Nye makroer
Confluence har mange makroer, som gør siderne mere dynamiske og opdaterede. De fleste makroer findes både i Cloud og Data Center, men her er nogle, der er blevet opdateret i Cloud og er nu endnu mere brugbare.
Indlejring af Jira-issues
Den første er ikke en egentlig makro, men en mulighed for at indsætte Jira-links. Når man indsætter et link til et Jira-issue, konverterer Confluence linket til en visning af issuet, hvor man kan se Resume og Status. Dette fungerer både i Cloud og Data Center.
I Cloud kan man dog også indlejre hele issuet og nogle boards, så man kan se og opdatere dem direkte fra Confluence. Man kan for eksempel skrive en kommentar eller ændre status på et issue fra Confluence-siden.
Decision og Decision Report
I Data Center er der et Decision Blueprint, der bruger Page Properties til at fremhæve beslutninger og skabe en oversigt over dem.
I Cloud er der nu en Decision-makro og en Decision Report-makro, som gør det lettere at bruge denne funktion. Man kan nemt indsætte en beslutningsboks, skrive beslutningen og få den vist på en rapportside. I Data Center skal man indsætte en Page Property, oprette en tabel med bestemte kolonner, og sikre sig, at link og titler er korrekte for at få det vist i rapporten. Dette er mere besværligt.
Lettere strukturering af sider og page tree
Det er vigtigt at have et struktureret og velorganiseret space og page tree. Der vil altid være behov for at flytte rundt på sider og ændre strukturen, når nye sider tilføjes.
I Data Center skal man gå til space settings og finde Reorder page-muligheden for at flytte sider rundt. I Cloud er det meget nemmere; man kan trække og slippe sider direkte fra spacet, uanset hvilken side man er på.
I Data Center klikker man på Create-knappen for at oprette en ny side under den side, man står på. I Cloud kan man gøre det samme med Create-knappen, men man kan også klikke på det lille plus ved siden af hver side i page tree for let at oprette en underside. Dette gør det nemmere at oprette sider på det rigtige sted uden først at navigere dertil.
En funktion, som ofte mangler i Data Center, er muligheden for at kopiere sider og undersider, ændre navnet og flytte dem til et andet space. I Cloud er dette nu muligt. Man kan kopiere en side, vælge at inkludere undersider, angive hvilket space siderne skal oprettes i, og ændre navnet, alt i én handling. I Data Center ville det kræve to-tre handlinger, hvilket er virkelig smart.
Automation Rules, Databases og Whiteboards
Indtil nu har vi kigget på funktioner, som findes både i Cloud og Data Center, men som typisk er lettere at bruge i Cloud. Der er dog også funktioner, som kun er tilgængelige i Cloud.
Automation
Du kender det sikkert allerede fra Jira, hvor det er meget udbredt. Nu er det også muligt at lave automatiseringsregler i Confluence Cloud. Det er delvist muligt i Data Center med betalingsapps som ScriptRunner, men i Cloud er der nu en indbygget automatiseringsmotor, hvis man har Premium-licens.
Her er et par eksempler på brugen af automatiseringsregler i Confluence:
Tilføje labels på sider, hvis bestemte kriterier er opfyldt
Automatisk arkivere inaktive sider
Automatisk publicere nye sider, f.eks. mødereferater
Sende påmindelser til brugere om uløste opgaver
Oprette issues i Jira, når en opgave/side publiceres
Der er altså mange muligheder, og det er næsten kun fantasien, der sætter grænser.
Confluence Automation rule, som opretter issues i Jira
Databases
Atlassian har næsten lige introduceret Databaser, som er en avanceret form for tabel. Den gør det nemmere at strukturere og organisere information og filtrere visningen.
Udviklingsteamet kan f.eks. bruge det til at holde styr på krav, bugs, releases og release notes. Marketing kan bruge Confluence Database til at styre kampagner og designelementer. HR kan bruge det i ansættelsesprocessen til at holde styr på jobopslag og kandidater og deres status.
Whiteboards
Whiteboards er kun tilgængelige i Cloud. Fysiske whiteboards er gode til brainstorming og planlægning, hvor man flytter rundt på post-its. Med hybride arbejdspladser giver digitale whiteboards mening, som f.eks. Miro.
Confluence Whiteboards fungerer på samme måde. Man kan nemt flytte rundt på elementer og oprette Jira issues direkte fra whiteboardet. Confluence Whiteboards er endnu ikke så avanceret som Miro, men Atlassian arbejder løbende på at forbedre det.
Confluence Data Center
Selvom Atlassian primært udvikler nye funktioner til Confluence Cloud, er der stadig områder, hvor Confluence Data Center er bedre. Disse forskelle bør også nævnes.
Udvikling af egne User Macros
Sider består ofte af makroer, der gør dem mere dynamiske. I Data Center kan man udvikle egne makroer uden at skulle købe eller udvikle apps. Eksempler inkluderer:
Tilføje en knap, så siden kan gemmes som PDF
Indlejre eksterne hjemmesider på Confluence-sider
Vise metadata, som f.eks. sidens version
Hvis man kan lidt simpel kode og kender Apache Velocity, kan man lave mange små funktioner. User Macros er kun tilgængelige i Data Center. I Cloud skal man udvikle en hel app for at opnå samme resultat.
HTML/CSS-tilpasninger
Nogle mener, at Confluence ikke er særlig visuelt tiltalende. Man kan ændre Themes og Colour schemes, men i Data Center kan man også lave ændringer i HTML/CSS, så man kan tilpasse siderne med elementer i header eller footer. Dette er ikke muligt i Cloud.
Redigering af filer med Companion App
Confluence er ikke et dokumenthåndteringssystem, men der uploades ofte filer til støtte for beslutninger. I Cloud skal man downloade, redigere og uploade filer igen for at opdatere dem. I Data Center kan man bruge Atlassian Companion App til at åbne, redigere og gemme vedhæftninger uden at skulle downloade og uploade.
I Cloud findes der marketplace apps, der kan give lignende funktionalitet, men der er ingen Atlassian Companion App til Cloud.
Forfatter:
Malene Vikkelsø
Konsulent
Vi sidder klar til at hjælpe
Hvis I overvejer at implementere Confluence i jeres organisation, bør I tænke over, om de nye funktioner i Cloud er investeringen værd. Husk dog også på de “mangler”, Cloud har, især med udvikling af user macros og redigering af filer – disse kan dog løses med 3. parts apps.
Er I usikre på, om Confluence kan støtte jeres processer, uanset om det er i Cloud eller Data Center, så kontakt os! Vi er klar til at hjælpe jer med både applikationen og understøttelse af jeres forretningsprocesser.
Kontakt os på info@aety.io eller udfyld formularen på vores hjemmeside for en gratis konsultation.
