Overordnede forskelle mellem Cloud og self-hosting

Foruden nogle funktionelle forandringer i produktet, så er der også nogle omkringliggende forskelle i, hvordan selve driften af applikationen foregår.

Infrastrukturen

Den største forskel er selve infrastrukturen: Software as a service (SaaS) vs self-managed (Data Center). Hvis du vælger Atlassian Cloud, tager Atlassian sig af alt det praktiske. De sørger for, at serveren har nok ressourcer, opdaterer sikkerhedspatches, og tilføjer nye funktioner til applikationen. Din organisation kan vælge, om nye funktioner skal være tilgængelige med det samme eller blive frigivet én gang om måneden [1]. 

En fordel ved SaaS er, at nye funktioner og forbedringer automatisk bliver tilføjet. Organisationer, der bruger Data Center-platformen, skal derimod selv planlægge og udføre opdateringer, hvilket kræver tid og koordination. Dette kan også betyde, at opdateringerne skal foretages udenfor arbejdstid, hvilket påvirker de medarbejdere, der skal udføre dem. Med Atlassian Cloud sker opdateringerne automatisk i baggrunden.

Prismodellen  

Den anden store forskel er prisstrukturen. Med Atlassian Cloud kan man betale månedligt eller årligt, mens man med Data Center skal købe licenser for mindst et år ad gangen.

Ved årlig betaling, både for Cloud og Data Center, købes licenserne i niveauer (tiers). For eksempel, hvis man vælger tier 50, betaler man for 50 licenser, uanset om man bruger 50 eller kun 7 af dem.

Forskellen på årlig betaling mellem Cloud og Data Center er, at tiers for Data Center generelt starter højere end for Cloud. For Data Center skal man købe mindst 50 Jira Service Management-licenser, mens man i Cloud kan nøjes med 3.

I Cloud tilbyder Atlassian også månedlig betaling, hvor man kun betaler for det antal brugere/licenser, man faktisk bruger. Hver måned opgøres det, hvor mange brugere der har adgang, og man betaler for dette antal. Denne model er god for nystartede organisationer, som let kan skalere op og ned.

Når organisationen er mere stabil, anbefales det at skifte til årlig betaling, da man sparer omkring 17% om året, svarende til to måneders licenser.

I Cloud skal organisationer vælge en plan, enten Standard eller Premium, uanset om de betaler månedligt eller årligt. Planerne har forskellige priser og funktioner, f.eks. Data Residency og AI, som kræver Premium-planen.

Jira Service Management

Atlassian har gjort det klart, at de prioriterer Atlassian Cloud, og at ny funktionalitet kun vil blive tilføjet til Cloud-produkterne. Lad os derfor se nærmere på de største forskelle i Jira Service Management mellem Cloud og Data Center.

Gratis Confluence vidensbase

Når en organisation indfører et Service Management-system, vil man ofte tilkoble en videnbase, hvor kunderne kan finde artikler, der kan løse deres problemer, så de undgår at oprette tickets i systemet. Confluence er Atlassians videnbase, og derfor vælger mange organisationer at investere i Confluence sammen med Jira Service Management.

I Jira Service Management Cloud kan man nu få Confluence gratis til brug som videnbase. Gratisudgaven er en simpel version af Confluence, der fungerer fint til at oprette en videnbase med artikler. Confluence har endda skabeloner, der hjælper med at bygge artiklerne op.

Man tilgår Confluence gennem sit Jira Service Management-projekt, hvor siderne åbnes direkte i Jira. Dette medfører, at du sparer tid.

Optimeret Incident håndtering

En vigtig del af en IT Service Desk er håndteringen af indmeldte incidents. Atlassian har forbedret Incident Management i Jira Service Management Cloud.

OpsGenie, et værktøj til håndtering af hændelser, er inkluderet i Jira Service Management Cloud. Det gør det muligt at tilføje interessenter til incidents, oprette en service status-side og sikre, at dit Incident Response Team altid er informeret om incidents. OpsGenie hjælper teamet med at koordinere og reagere effektivt på incidents og er en del af standard-licensen.

Ved at tilføje interessenter til incidents kan man skrive kommentarer specielt til dem, som Reporter og Request Participants ikke kan se. Interessenter kan automatisk tilføjes baseret på den service, incidenten handler om. Man kan lave en mapping mellem services/systemer og interessenter, så når en bruger melder et problem om en service, bliver de relevante interessenter automatisk tilføjet.

Der findes også en Service Status Page, hvor interessenter kan se status for forskellige services og altid være ajour, hvilket er super praktisk.

Integreret Change Calendar

En vigtig del af en organisations change management proces er at sikre, at changes ikke konflikter med hinanden. Her er en kalenderoversigt en vigtig del, da den letter overblikket over, hvornår ændringer er planlagt til.

Ved brug af Jira Service Management har flere organisationer forsøgt at løse dette ved at gøre brug af Confluence Team Calendars. Change issues vises i en kalendervisning på en Confluence side, hvilket har krævet, at Change Managers skal tilgå Confluence inden changes accepteres.

I Jira Service Management Cloud findes der nu en Change Calender direkte i Jira, så man ikke behøver at forlade sit primære arbejdsværktøj.

Flere projekt skabeloner

De fleste kender til fælles mailpostkasser i afdelinger som Kommunikation, Jura og HR. Disse postkasser kan nemt erstattes med Service Management projekter.

For at gøre det nemt at komme i gang har Atlassian opdateret deres Jira Service Management projekt templates. Nu dækker de også områder som HR, Generel Service Management, Jura, Facilities og Kundeservice. Det har aldrig været lettere at skifte til Jira Service Management i stedet for fælles mailpostkasser, Excel-ark og andre værktøjer, der ikke forbedrer samarbejde og gennemsigtighed.

Med en Service Desk i f.eks. HR er der ikke længere tvivl om, hvem der har svaret på den nyeste email eller hvem der har ansvaret. “Kunderne” kan også se, at deres henvendelse er modtaget og følge opdateringerne gennem portalen.