Case: Monday.com
Sorø Kommune
Behovet for ét fælles og brugervenligt projektstyringsværktøj på tværs af organisationen førte til en trinvis udrulning af monday.com
SERVICES
- Monday.com
Introduktion
Sorø Kommune er en kommune i Region Sjælland med flere velfærdscentre og fagområder, herunder Børn og Familier, Social og Sundhed, Arbejdsmarked og Borgerservice samt Teknik, Miljø og Drift. Kommunen ønskede at styrke den tværorganisatoriske projektstyring og skabe bedre overblik på tværs af afdelinger.
Som led i dette ønskede Sorø Kommune at afprøve monday.com som et fælles samarbejds- og projektstyringsværktøj, der kunne anvendes bredt i organisationen – uanset medarbejdernes tekniske forudsætninger.
Udviklingsområder
Sorø Kommune identificerede følgende behov:
- Ét fælles projektstyringsværktøj, der kunne anvendes på tværs af afdelinger
- En brugervenlig platform, som kunne benyttes af medarbejdere med forskellige tekniske kompetencer
- Bedre overblik over projekter, opgaver og processer på tværs af organisationen
- Reducering af manuelle arbejdsgange i forbindelse med projekt- og opgavestyring
Implementering
I første omgang blev monday.com introduceret som et pilotprojekt i Sorø Kommune. Ca. 10 medarbejdere blev involveret i projektet, hvoraf to blev registreret som superbrugere.
Medarbejderne blev trænet i at opsætte deres arbejdsprocesser og anvende platformen til projektledelse. Dette reducerede manuelle arbejdsgange og skabte et bedre overblik over processerne. Under implementeringen indså kommunen også, at platformen kunne bruges internt til at håndtere opgaver mere effektivt.
Fremgangsmåde
For at støtte Sorø Kommunes tværorganisatoriske projektledelse trænede en af vores konsulenter de to superbrugere i at administrere monday.com, så de kunne træne resten af medarbejderne.
Projektet blev igangsat i foråret 2023. I de første måneder var der ugentlige møder mellem vores konsulent og kommunen. På nuværende tidspunkt (efterår 2023) bistår vores konsulent kommunen efter behov.
Den positive erfaring med pilotprojektet har medført, at flere administrative medarbejdere i Sorø Kommune ønsker at anvende monday.com fremadrettet.
Resultater
- Bedre overblik over tværorganisatoriske projekter og opgaver
- Mere effektiv håndtering af arbejdsprocesser, herunder indkøb
- Lettere adgang til data og information
- Styrket medarbejderes overblik over egne og andres opgaver